Den verkliga kostnaden för att driva en verksamhet i kalkylark

Nästan alla företag vi möter sköter en del av verksamheten i ett kalkylark, och av goda skäl. Det är det snabbaste sättet att besvara en ny fråga, och alla i teamet kan öppna ett. Problemen börjar när kalkylarket slutar vara en plats där man räknar på saker och blir platsen där företaget har sina register.

Hur det går till

Det börjar med ett ark för bokningar, lager eller öppna offerter. Det fungerar, så det växer. En ny flik dyker upp, sedan en kopia till det andra kontoret, sedan en version som någon sparade på skrivbordet inför ett möte. Filen som spelar roll heter till slut något i stil med "Bokningar 2026 SLUTLIG (2)", och en enda person vet vilka formler man kan röra.

Varje steg var rimligt den dag det togs. Det ingen märker är att företaget nu hänger på en fil utan historik, utan behörigheter och utan en enda version som alla är överens om.

Fel är det normala

Kalkylark innehåller fel oftare än de flesta tror. Raymond Panko vid University of Hawaii samlade under många år granskningar av riktiga kalkylark från företag. I de studier han gick igenom innehöll 88 procent av de granskade kalkylarken fel, och räknat cell för cell låg felfrekvensen mellan under en halv procent och nästan sju procent. För ett stort kalkylark, drog han slutsatsen, är frågan hur många fel det innehåller.

Några sådana fel är välkända på grund av vad de drabbade.

I oktober 2020 saknades 15 841 positiva covid-19-tester i Englands dagliga siffror. Public Health England förde resultaten vidare genom Excel-mallar i det gamla XLS-formatet, som tar slut vid ungefär 65 000 rader, så varje fil rymde bara runt 1 400 fall och resten föll bort.

Under första halvåret 2012 förlorade JPMorgan Chase omkring 5,8 miljarder dollar på affärer som senare fick smeknamnet London Whale. Bankens egen utredning konstaterade att en riskmodell bakom dem kördes i Excel-ark som fylldes i genom att kopiera och klistra från det ena till det andra, och att en formel delade med en summa där den skulle ha delat med ett medelvärde. Enligt rapporten fick det troligen affärerna att se ungefär hälften så volatila ut som de var. Det var en orsak bland flera.

Och 2013 upptäckte doktoranden Thomas Herndon att en flitigt citerad studie av nationalekonomerna Carmen Reinhart och Kenneth Rogoff hade räknat medelvärdet över fel cellområde, så att fem länder föll bort ur en central beräkning. Cellfelet förklarade bara en liten del av oenigheten om deras resultat. Det blev ändå den kända delen, eftersom alla som har använt ett kalkylark kunde se exakt hur det gick till.

De flesta företag får aldrig ett kalkylarksfel i nyheterna. De får de små i stället, som ett pris i en offert som ändrades förra veckan i en annan flik, eller ett lagersaldo som stämmer på en dator men inte på en annan.

Kostnaden som inte syns

Den större kostnaden är tid, och den är så utspridd att ingen räknar ihop den.

Samma uppgifter skrivs in mer än en gång. En kunds uppgifter hamnar i offerten, igen i bokningsarket och en tredje gång på fakturan. Någon ägnar fredagseftermiddagen åt att stämma av två filer som borde ha stämt. En enkel fråga om förra månaden, som hur många offerter som gick ut och hur många som vanns, tar en timme av kopierande och filtrerande.

Sedan finns risken som ingen planerar för. När den som byggde filen är på semester, eller slutar, får företaget veta hur mycket av verksamheten som fanns i en enda persons huvud.

Tecken på att ni har vuxit ur det

Ett kalkylark är fortfarande rätt verktyg så länge en person äger det och informationen bara går åt ett håll. Det har oftast slutat vara rätt verktyg när ni känner igen två eller fler av de här:

• fler än en person ändrar samma uppgifter samma dag
• samma information skrivs in på två eller fler ställen
• någon sparar en egen kopia "för säkerhets skull" eftersom huvudfilen inte går att lita på
• en enkel fråga om förra månaden tar mer än några minuter att besvara

Vad ni kan göra i stället

Flytta de uppgifter som verksamheten bygger på till ett system där varje sak skrivs in en gång och varje vy läser från samma ställe. Kunder, bokningar, offerter och fakturor är de vanliga kandidaterna. Använd kalkylark till det de är bra på: att utforska en fråga, räkna på en prisändring eller snabbt sätta ihop en lista inför ett möte.

Systemet behöver inte vara stort för att vara värt att bygga. Börja med de två eller tre uppgifter som orsakar mest dubbelarbete i dag, och gör dem till det enda ställe som hela teamet litar på.